介護・保育・医療のQ&A

Q  先月退職した職員から内容証明の郵便が届きました。内容は、「在職時に受け 取っていない残業代があるため、追加で支払って欲しい」というものでした。タ イムカードで労働時間を管理し、その記録に従って残業代を支払っているため、 未払い残業代はないと認識していますが、どのように対応すればよいのでしょう か?

A 未払い残業代を主張する根拠を確認し、未払いのものがあれば、追加の支払い が必要になります。今後、同じことが起こらないように、実際の手順を確認し、 問題があれば改善しましょう。

 

詳細解説: 1.残業代の請求根拠の確認 まずは退職者に、未払い残 業代があると主張している根 拠を示してもらいましょう。 例えばタイムカード以外で労働時間が記録 されている資料があれば、その資料を送って もらい、示された資料をもとに、その時間に ついて労働をしていたかを精査します。精査 に時間がかかるようであれば、時間の猶予を もらい、回答の日時を伝えます。 なお、未払い残業代の時効は、2020 年 3 月 31 日までに支払うべきものは 2 年であり、 2020 年 4 月 1 日以降に支払うものから 3 年に 延長されています。 2.問題が生じやすいケース 未払い残業代が請求される原因には、労働 時間管理における説明不足や誤った運用があ ります。 例えば、始業前に職員が自主的に任意参加 の勉強会を開催していたところ、時間の経過 とともに強制参加のような勉強会になってお り、参加しなければ業務に支障が出てくるよ うなケースです。勉強会や研修はその内容か ら、労働に該当するのかを事前に確認し、労 働ではないとする場合には、誤解のないよう に説明することが求められます。 また、36 協定で 1 ヶ月の上限時間を 30 時 間として締結し、この内容を遵守するために 残業時間を 30 時間までしか付けられないと 管理者から言われ、タイムカードを打刻し再 び業務を行っているということがあります。 36 協定の内容を遵守することは重要ですが、 仮に 36 協定で締結した時間数を超える残業 を行ったときであっても、超えた時間数の残 業代の払いが必要です。 そもそもこのような運用が行われていない かを確認し、運用に問題があれば、適正に労 働時間を申告するように職員と管理者に説明 を行い、場合によっては 36 協定で締結して いる時間数を変更する(長くする)などの対 応が求められます。 退職者から未払い残業代の請求があった 際、対応を放置しておくと、退職者との関係 がこじれ、解決に時間を要することがありま す。誠実に対応するとともに、請求に至っった 原因をみつけ、改善を進めましょう。

上司に叱られたことがパワーハラスメント(以下、「パワハラ」という)に該 当するのではないかと申し出た職員がいます。パワハラとはどのようなもので、 どのような対応をしなければならないのでしょうか。

A  パワハラ防止措置の法制化によりパワハラの定義が明確になり、パワハラに該
当すると考えられる例と該当しないと考えられる例が示されました。パワハラ防
止措置として、パワハラを行ってはならないこと等に対する職員の関心と理解を
高めたり、他の職員に対する言動に注意を払うことができるように研修を行うこ
とが求められます。

 

詳細解説:
1.パワハラ防止措置の法制化
労働施策総合推進法の改正によりパワハラ防止措置が事業
主に義務づけられ、大企業区分に該当する医療機関は 2020 年 6 月 1 日より施行され
ています。中小企業区分に該当する医療機関は、2022 年 4 月 1 日より施行されます。


2.パワハラの定義と例示
パワハラの定義は「パワーハラスメント防止のための指針」(以下、「指針」という)の
中で明確にされ、次の①〜③までの要素をすべて満たすものとしています。


① 優越的な関係を背景とした言動であって
② 業務上必要かつ相当な範囲を超えたものにより
③ 労働者の就業環境が害されるもの


また指針では、パワハラに該当すると考えられる例と該当しないと考えられる例が示さ
れ、例えば「精神的な攻撃」は次のように示されています。


[該当すると考えられる例]
業務の遂行に関する必要以上に長時間にわたる厳
しい叱責を繰り返し行うこと


[該当しないと考えられる例]
遅刻など社会的ルールを欠いた言動が見られ、再三注意してもそれが改善されない労働者に対して
一定程度強く注意をすることこの事例からわかるように、業務の遂行に関することの注意は問題なくても、必要以上
に厳しく注意したり、長時間にわたって厳しく注意したりすることで、パワハラに該当する可能性が高まります。

反対に、当然守るべきルールを散々破ったときに、必要に応じた厳しい注意をしたとしても、パワハラには該
当しないということになります。この指針で示された例はあくまで事例であり、パワハラに該当するかどうかは個別に判断されます。
パワハラというと上司から部下に対するものをイメージしますが、職場内の仲間外れ、外部の関係者へのパワハラも考えられます。
そのため、上司(管理職)だけでなく一般の職員に対する研修の実施も効果的でしょう。

同業者から、突然、労働基準監督署(以下、「労基署」という)の労働基準監 督官が訪ねてきて調査が行われ、対応に苦慮したという話を聞きました。労働基 準監督官は、事前の連絡なく、訪問してくるものなのでしょうか? また、どの ような点を調査されるのでしょうか?

A ,労基署の調査には、定期的に行われるものと労働者等からの申告により行われ
るものとがあり、調査は原則として予告することなく実施されます。そのため、
突然、労働基準監督官が訪ねてくることもあります。調査では、労働基準法など
労働基準関係法令の遵守状況の確認が行われます。 

 

1.労基署の調査の内容
労基署の調査は、事業主が労働基準法、最低賃金法、労働安全衛生法等の労働基準関係
法令の遵守状況を確認することが目的であり、労働基準監督官が事業場を訪問するパ
ターン(臨検(りんけん)監督)と事業主が労基署に出向くパターンがあります。


その内容としては、対象となる事業主を無作為に抽出し、その年度の重点課題を対象と
する定期監督と、労働者やその家族等から法令違反等の申告を受けて行われる申告監督と
があります。調査の結果、労働基準関係法令に違反が見つかると、事業主に対して是正す
るように指導等が行われます。調査の流れとしては下図のようになります。


2.調査が行われる書類等
定期監督において、一般的に必要とされる資料は以下のものになります。
⚫ 労働者名簿
⚫ 就業規則
⚫ 出勤簿、タイムカード、時間外・休日労働の記録
⚫ 賃金台帳
⚫ 時間外・休日労働に関する協定届(36 協定届)
⚫ 年次有給休暇管理簿
⚫ 定期健康診断結果個人票
⚫ 衛生管理者の選任などの状況がわかる資料
(事業場の労働者数が 50 人以上の場合)
これらの資料に関して法律上の不備がないかどうかを確認するだけでなく、36 協定届で
届け出ている時間外労働の時間数を超える長時間労働が発生していないか、労働時間が適
正に把握されているか等の確認が行われます。


事業主は、業務を運営する上で、労働基準関係法令を遵守することが求められていま
す。そのため、労務管理上の問題点がないか定期的に確認して、問題があるときには早め
に改善しておく必要があります。

 

退職代行業者※と名乗るところから、当院の無断欠勤している職員について 「〇月〇日付けで退職する」という郵便が届きました。その職員とは現在、連絡 がとれない状況にあります。どのようにすればよいのでしょうか? (※)弁護士や労働組合ではない退職代行業者

A  退職代行業者は「使者」という位置づけになるため、その退職の意思表示が本
人のものなのかを職員に確認する必要があります。電話やメールがつながらず職
員と連絡がとれない状況にあれば、退職代行業者から届いた書面が本人のものか、
自筆や捺印などで確認します。それでも本人の意思か確認がとれない場合には、
退職代行業者を通じて本人の意思を確認しましょう。

 

詳細解説:
1.退職代行業者とは
職員が退職するにあたり、自ら申出をすることで、使用者から引き留めなどを受け、退職の
トラブルに発展することを懸念する傾向が強まっています。このような状況を受けて職員の代わりに退
職の申出をする退職代行業者が出現し、更に使用者に報告せず気軽に辞めることができると考える人の間で利用が広まっています。


2.退職代行業者の法的な位置づけ
この退職代行業者の法的な位置づけとして「代理」と「使者」が考えられますが、弁護
士法により弁護士でなければ職員の「代理」をすることができないことから、「使者」と
いう立場となります。使者としての退職代行業者は、職員本人が行う退職の意思表示を、
使用者に届けることになり、交渉などを行うことはできません。


3.退職代行業者から連絡がきた場合の対応
退職代行業者から連絡がきたときは、一般的にはその退職の意思表示が職員本人の意思
によるものかを確認する必要があります。確認の方法としては、通常、直接本人に連絡を
することになります。退職代行業者から届いた文書の中に、本人への直接の連絡を禁止す
るような文言や、退職代行業者あてに連絡してほしい旨の文言が入っていることがありま
すが、この内容に強制力はありません。本人と連絡がとれない場合は、退職代行業
者から届いた書面が本人のものか、自筆や捺印などで確認します。そして、確認したもの
の、本人のものなのか確認できない場合は、本人からどのような依頼があったのか退職代
行業者に確認したり、本人の意思を確認できる資料の送付を依頼したりなどするとよいで
しょう。

退職代行業者からの連絡が、職員本人の意思である場合、退職の申出は認めざるをえま
せん。ただし、何の対応もせずに認めてしまうことで、職員間で情報が共有され、今後も
退職代行業者を通じた申出が行われる可能性があります。そのため、退職の申出のルール
を労使で確認しておきましょう。

子の看護休暇・介護休暇について、来年(2021 年)1 月1 日からは、全ての職員が時間単位で取得が可能になると聞きました。その改正の内容と留意点を教えてください。

Q,子の看護休暇・介護休暇について、来年(2021 年)1 月1 日からは、全ての職員が時間単位で取得が可能になると聞きました。その改正の内容と留意点を教えてください。

A,これまで子の看護休暇・介護休暇は、半日単位での取得が可能でしたが、育児や介護を行う職員が、より柔軟に取得することができるよう育児・介護休業法施行規則が改正され、2021 年1 月1 日から全ての職員が時間単位で取得できるようになります。これにあわせて就業規則などの変更が必要です。

1.子の看護休暇・介護休暇に関する法改正
そもそも子の看護休暇は、小学校就学までの子を養育する職員、介護休暇は、2 週間以上常時介護を必要とする対象家族の世話をする職員が、年次有給休暇とは別に、1 年間につき5 日、対象者が2 人以上の場合は10 日を限度として取得できる休暇です。これらの休暇に対して賃金を支払う必要はありません。

これまでは1 日単位での取得の他、半日単位での取得も可能でしたが、2021 年1 月1 日から時間単位で取得することが可能になります。「時間」については、1 時間の整数倍の時間をいい、分単位での取得を認める必要はありません。

なお、就業時間の途中から取得し、就業時間の途中に再び戻る、いわゆる「中抜け」による時間単位での取得を認める必要はありませんが、状況により法令を上回る「中抜け」ありの休暇取得を認めてもよいでしょう。

2.必要な手続きと留意点
改正にあわせて、就業規則など子の看護休暇・介護休暇が規定されている部分について、時間単位で取得することができるという変更が必要になります。なお、業務の性質や実施体制に照らし、時間単位で休暇取得することが困難な業務に従事する職員については、労使協定を締結することで除外することができますが、その業務の範囲については、労使で十分に話し合った上で決定します。

また、時間単位での取得となると、これまで以上に取得日数や時間数の管理が煩雑になることが予想されます。勤怠システムが時間単位での取得の運用に対応しているのかなど、管理方法を事前に確認しておく必要があるでしょう。

子の世話や介護などは、1 日や半日よりも短い時間で用件が終わることもあり、複数回に分けて取得できるほうが使いやすいというケースもあります。今回の子の看護休暇・介護休暇の時間単位での取得という改正を通して、育児や介護と仕事の両立支援について改めて考え、職員がより働きやすく長く勤務できる環境を整備することが求められます。

職員を定年後継続雇用する際の留意点

Q:

当施設の就業規則は、定年を60 歳とし、定年後は希望者全員を65 歳まで継続雇用すると規定しています。このたび、半年後に60 歳を迎える職員がいるのですが、この職員の定年後の処遇や手続きなど、具体的にどのように進めていけばよいのか教えてください。

 

 

A:

定年が近い職員がいる場合、まずは継続雇用の希望について意思確認を行う必要があります。継続雇用を希望する場合には、個別に面談を行った上で、労働条件を提示し、雇用契約を締結します。継続雇用を希望しない場合はそのまま定年退職となり、退職手続きを行います。

詳細説明:

1.60 歳定年と希望者全員の継続雇用制度

2013 年4 月1 日に改正された高年齢者雇用安定法により、定年を65 歳未満に定めている場合、次のいずれかの措置をとる必要があります。

① 65 歳以上への定年引上げ
② 希望者全員の65 歳までの継続雇用制度の導入
③ 定年制の廃止

貴施設は、希望者全員の65 歳までの継続雇用制度を導入しているため、就業規則等において定年を60 歳と規定していたとしても、本人が65 歳までの継続雇用を希望するのであれば、原則として継続雇用することが求められます。よって、近々定年を迎える職員がいる場合、まずは60 歳定年以降も、継続雇用を希望するか否かの意思確認を行う必要があります。

2.継続雇用の手続き

定年を迎える職員が継続雇用を希望する場合は、継続雇用後の労働条件を提示します。労働条件は必ずしも定年前と同等である必要はなく、賃金、労働時間、仕事内容等を見直すことができます。職員本人との面談を通じて、労働条件を決定するとよいでしょう。

なお、賃金を引き下げる場合、社会保険の資格喪失と資格取得を同日にすることで、継続雇用された月から、引き下げ後の賃金に応じた標準報酬月額の適用、雇用保険から高年齢雇用継続給付の受給ができる場合があります。要件に該当する場合は、忘れずに手続きを行いましょう。

2021 年4 月には、更なる高年齢者の就業促進を目指した改正高年齢者雇用安定法が施行され、70 歳までの就業機会確保が努力義務となります。高年齢者を継続雇用する際には、一定の配慮をしつつ、その豊富な経験や知識を活かして職場を活性化できるよう、高年齢者が働き続けやすい環境を整備することが求められます。

『職員が退職する際の業務引継ぎと年次有給休暇の取得』

Q:

先日、職員から1 ヶ月後に退職したいと申し出がありました。その職員には重要な業務を任せていたので、後任への引継ぎを確実に行ってもらう必要がありますが、残りの年次有給休暇(以下、年休)をすべて取得してから退職したいという希望が出ています。年休を取得することによって、後任への引継ぎが終えられない事態となる場合、年休の取得を拒否することはできるでしょうか。

A:

園には、年休取得時期を変更できる権利がありますが、退職日までまとめて年休を取得し、退職日以降に変更する出勤日がない場合、本人からの年休取得を拒否することはできません。よって、まずは退職日が変更できないか、年休を取得しながら引継ぎに協力してもらえないか、など職員と十分話し合いましょう。また、こうした事態を避けるためにも、重要な業務を分担できる体制を整備する、日頃から年休の取得促進をはかる、などの対策を講じておくことが重要です。

詳細解説:

1.退職日までの年休取得

日常的に年休を取得しない職員のなかには、年休が数十日も残っているというケースが少なくありません。園には、事業の正常な運営を妨げる場合、年休取得日を変更できる「時季変更権」がありますが、退職時にまとめて年休を取得するケースでは、変更する出勤日がないため、時季変更権を行使することはできません。

そのため、まずは退職日を変更できないか本人と話し合いを行い、可能であれば、引継ぎをしながら、並行して本人の希望する範囲で年休を取得してもらうようにします。

2.退職時に引継ぎを確実に行ってもらうために

就業規則等へ「1 ヶ月前までに退職の申し出をすること」と規定している施設が多いと思いますが、年休の残日数の多い職員の退職や、1 ヶ月に1 回しか実施しない業務の引継ぎがあると、十分な引継ぎが実施できないことがあります。退職の申し出は、自身の業務内容や年休取得の予定を考慮して、場合によっては1 ヶ月前より前に行うよう、あらかじめ職員に周知しておきましょう。

また、特定の人にしかわからない業務を作らない体制や、業務内容や作業手順がわかるようなマニュアルを整備しておくなど、業務の属人化を回避し、急な引継ぎとなった場合であっても、滞りなく進められるよう、日頃から対策を講じておくことが重要です。

 

職員の退職時に引継ぎを確実に行ってもらわないと、後任担当者が困ることになり、ひいては利用者様へ悪影響を及ぼすことになりかねません。職員それぞれに事情があるため、やむを得ず急な退職の申し出となる場合もありますが、業務に支障が出ないよう確実に引継ぎを行いながら、本人の希望する年休取得ができるような職場づくりが求められます。

『職員が退職する際の業務引継ぎと年次有給休暇の取得』

Q:
先日、職員から1 ヶ月後に退職したいと申し出がありました。その職員には重要な業務を任せていたので、後任への引継ぎを確実に行ってもらう必要がありますが、残りの年次有給休暇(以下、年休)をすべて取得してから退職したいという希望が出ています。年休を取得することによって、後任への引継ぎが終えられない事態となる場合、年休の取得を拒否することはできるでしょうか。

A:
施設には、年休取得時期を変更できる権利がありますが、退職日までまとめて年休を取得し、退職日以降に変更する出勤日がない場合、本人からの年休取得を拒否することはできません。よって、まずは退職日が変更できないか、年休を取得しながら引継ぎに協力してもらえないか、など職員と十分話し合いましょう。また、こうした事態を避けるためにも、重要な業務を分担できる体制を整備する、日頃から年休の取得促進をはかる、などの対策を講じておくことが重要です。

詳細解説:
1.退職日までの年休取得
日常的に年休を取得しない職員のなかには、年休が数十日も残っているというケースが少なくありません。施設には、事業の正常な運営を妨げる場合、年休取得日を変更できる「時季変更権」がありますが、退職時にまとめて年休を取得するケースでは、変更する出勤日がないため、時季変更権を行使することはできません。

そのため、まずは退職日を変更できないか本人と話し合いを行い、可能であれば、引継ぎをしながら、並行して本人の希望する範囲で年休を取得してもらうようにします。

2.退職時に引継ぎを確実に行ってもらうために
就業規則等へ「1 ヶ月前までに退職の申し出をすること」と規定している施設が多いと思いますが、年休の残日数の多い職員の退職や、1 ヶ月に1 回しか実施しない業務の引継ぎがあると、十分な引継ぎが実施できないことがあります。退職の申し出は、自身の業務内容や年休取得の予定を考慮して、場合によっては1 ヶ月前より前に行うよう、あらかじめ職員に周知しておきましょう。

また、特定の人にしかわからない業務を作らない体制や、業務内容や作業手順がわかるようなマニュアルを整備しておくなど、業務の属人化を回避し、急な引継ぎとなった場合であっても、滞りなく進められるよう、日頃から対策を講じておくことが重要です。

職員の退職時に引継ぎを確実に行ってもらわないと、後任担当者が困ることになり、ひいては利用者様へ悪影響を及ぼすことになりかねません。職員それぞれに事情があるため、やむを得ず急な退職の申し出となる場合もありますが、業務に支障が出ないよう確実に引継ぎを行いながら、本人の希望する年休取得ができるような職場づくりが求められます。

福祉施設でみられる人事労務Q&A 『突然出勤しなくなった職員への対応』

Q:

職員が、2 日前から連絡もなく出勤しなくなりました。自宅や携帯電話へ連絡していますが、コールはするものの本人が出ることはありません。このまま連絡が取れないようであれば、退職としてよいのでしょうか。今後、施設としてどのように対応すればよいか教えてください。

A:

職員本人から退職の意思表示がないため、数日出勤してこなかったことのみをもって退職とすることはできません。まずは、家族や身元保証人などに連絡を取り、出勤しない理由を確認しましょう。

詳細解説:

1.本人への連絡と退職の意思確認

通常は、本人の意思で出勤していないと考えられますが、体調不良や事件に巻き込まれて出勤することができない可能性もあります。まずは本人への電話連絡に加え自宅への訪問などを通じて、所在確認と安否確認に努めましょう。場合によっては、他の職員に連絡や訪問をしてもらったり、一人暮らしであれば家族や身元保証人へ連絡を取り、協力を得ることも検討します。

本人と連絡が取れ、退職の意思確認ができた場合には、退職の手続きを進めます。退職の申し出は口頭でも成立しますが、後で言った言わないというトラブルを避けるためにも、退職日、退職理由等が確認できる書面を提出させることが重要です。

2.就業規則等の規定による退職

本人と連絡を取るために、あらゆる手段を用いたにもかかわらず、連絡が取れない場合、公示送達を行うことで解雇の手続きを行うことができます。公示送達とは、裁判所の掲示板等に解雇する旨を掲示することによって、2 週間後に解雇の効力が発生するものです。しかし、手続きが煩雑であるため、実務上はあまり行われません。

一方、就業規則等に「職員が無断欠勤し〇日以上経過した場合」のように、自動的に退職となる旨が規定されていれば、本人への意思確認を行う努力は必要ですが、意思確認が取れない場合であっても、退職とすることが可能になります。

なお、後になってトラブルが発生し、施設の対応に問題がなかったかどうかの確認が行われる場合に備えて、誰がいつどのような方法で職員への対応を行ったか、就業規則のどの規定により退職としたかなどについて、記録に残しておくことが重要です。

職員が突然出勤しなくなる原因には、個人的な事情によるものだけではなく、セクシュアルハラスメントやパワーハラスメントなど施設内のトラブルによる場合や、メンタルヘルスに問題があって連絡できない場合なども考えられます。日常的に職員の様子の変化や、職場環境における問題について、上長等が気を配るなどしていきましょう。

(来月に続く)

Q 経歴を詐称していた保育士の対応

前園長の離職に伴い、急遽、中途採用した園長が、特段問題なく勤務していたのですが、最近になって、前職における業務内容や保育士としての経験年数に関して、履歴書や職務経歴書が虚偽であることがわかりました。当園では、園長の働きぶりには一定の評価はしているものの、もはや信頼関係を継続していくことができないと考えています。どのように対処すべきでしょうか。

 

A、このような経歴を詐称していた延長や保育士の対応を検討するにあたり以下の点に留意する必要があります。

 

  • 重要な経歴な経歴の詐称であることの確認

当該事実に関して、詐称されたことにより評価を誤らなければ、そのものを採用することがなかったといえるかどうかが必要になります。重要な経歴とは、最終学歴や職歴をいいますが、当該詐称の内容や、当該詐称者の地位、業務内容などに応じて、個別具体的に判断されるものと考えます。

 

  • 経歴詐称を理由とする懲戒処分の検討

重大な経歴の詐称を理由として懲戒処分を行うことが相当であると認められる場合には、当該詐称行為の程度に応じ就業規則に記載のある処分を選択することになります。

実務上は、就業規則において、「重要な経歴を偽り、そのほか不正な方法を用いて採用されたとき」を懲戒事由とし、懲戒解雇に処する旨を定めている例が多くあります。

お電話でのお問い合わせ

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