介護職場でのＱ＆Ａ
Q:
当施設の就業規則は、定年を60 歳とし、定年後は希望者全員を65 歳まで継続雇用すると規定しています。このたび、半年後に60 歳を迎える職員がいるのですが、この職員の定年後の処遇や手続きなど、具体的にどのように進めていけばよいのか教えてください。
A:
定年が近い職員がいる場合、まずは継続雇用の希望について意思確認を行う必要があります。継続雇用を希望する場合には、個別に面談を行った上で、労働条件を提示し、雇用契約を締結します。継続雇用を希望しない場合はそのまま定年退職となり、退職手続きを行います。
詳細説明：
１．60 歳定年と希望者全員の継続雇用制度
2013 年4 月1 日に改正された高年齢者雇用安定法により、定年を65 歳未満に定めている場合、次のいずれかの措置をとる必要があります。
① 65 歳以上への定年引上げ
② 希望者全員の65 歳までの継続雇用制度の導入
③ 定年制の廃止
貴施設は、希望者全員の65 歳までの継続雇用制度を導入しているため、就業規則等において定年を60 歳と規定していたとしても、本人が65 歳までの継続雇用を希望するのであれば、原則として継続雇用することが求められます。よって、近々定年を迎える職員がいる場合、まずは60 歳定年以降も、継続雇用を希望するか否かの意思確認を行う必要があります。
２．継続雇用の手続き
定年を迎える職員が継続雇用を希望する場合は、継続雇用後の労働条件を提示します。労働条件は必ずしも定年前と同等である必要はなく、賃金、労働時間、仕事内容等を見直すことができます。職員本人との面談を通じて、労働条件を決定するとよいでしょう。
なお、賃金を引き下げる場合、社会保険の資格喪失と資格取得を同日にすることで、継続雇用された月から、引き下げ後の賃金に応じた標準報酬月額の適用、雇用保険から高年齢雇用継続給付の受給ができる場合があります。要件に該当する場合は、忘れずに手続きを行いましょう。
2021 年4 月には、更なる高年齢者の就業促進を目指した改正高年齢者雇用安定法が施行され、70 歳までの就業機会確保が努力義務となります。高年齢者を継続雇用する際には、一定の配慮をしつつ、その豊富な経験や知識を活かして職場を活性化できるよう、高年齢者が働き続けやすい環境を整備することが求められます。
Q:
先日、職員から1 ヶ月後に退職したいと申し出がありました。その職員には重要な業務を任せていたので、後任への引継ぎを確実に行ってもらう必要がありますが、残りの年次有給休暇（以下、年休）をすべて取得してから退職したいという希望が出ています。年休を取得することによって、後任への引継ぎが終えられない事態となる場合、年休の取得を拒否することはできるでしょうか。
A:
施設には、年休取得時期を変更できる権利がありますが、退職日までまとめて年休を取得し、退職日以降に変更する出勤日がない場合、本人からの年休取得を拒否することはできません。よって、まずは退職日が変更できないか、年休を取得しながら引継ぎに協力してもらえないか、など職員と十分話し合いましょう。また、こうした事態を避けるためにも、重要な業務を分担できる体制を整備する、日頃から年休の取得促進をはかる、などの対策を講じておくことが重要です。
詳細解説：
１．退職日までの年休取得
日常的に年休を取得しない職員のなかには、年休が数十日も残っているというケースが少なくありません。施設には、事業の正常な運営を妨げる場合、年休取得日を変更できる「時季変更権」がありますが、退職時にまとめて年休を取得するケースでは、変更する出勤日がないため、時季変更権を行使することはできません。
そのため、まずは退職日を変更できないか本人と話し合いを行い、可能であれば、引継ぎをしながら、並行して本人の希望する範囲で年休を取得してもらうようにします。
２．退職時に引継ぎを確実に行ってもらうために
就業規則等へ「1 ヶ月前までに退職の申し出をすること」と規定している施設が多いと思いますが、年休の残日数の多い職員の退職や、1 ヶ月に1 回しか実施しない業務の引継ぎがあると、十分な引継ぎが実施できないことがあります。退職の申し出は、自身の業務内容や年休取得の予定を考慮して、場合によっては1 ヶ月前より前に行うよう、あらかじめ職員に周知しておきましょう。
また、特定の人にしかわからない業務を作らない体制や、業務内容や作業手順がわかるようなマニュアルを整備しておくなど、業務の属人化を回避し、急な引継ぎとなった場合であっても、滞りなく進められるよう、日頃から対策を講じておくことが重要です。
職員の退職時に引継ぎを確実に行ってもらわないと、後任担当者が困ることになり、ひいては利用者様へ悪影響を及ぼすことになりかねません。職員それぞれに事情があるため、やむを得ず急な退職の申し出となる場合もありますが、業務に支障が出ないよう確実に引継ぎを行いながら、本人の希望する年休取得ができるような職場づくりが求められます。
Q:
職員が、2 日前から連絡もなく出勤しなくなりました。自宅や携帯電話へ連絡していますが、コールはするものの本人が出ることはありません。このまま連絡が取れないようであれば、退職としてよいのでしょうか。今後、施設としてどのように対応すればよいか教えてください。
A:
職員本人から退職の意思表示がないため、数日出勤してこなかったことのみをもって退職とすることはできません。まずは、家族や身元保証人などに連絡を取り、出勤しない理由を確認しましょう。
詳細解説：
１．本人への連絡と退職の意思確認
通常は、本人の意思で出勤していないと考えられますが、体調不良や事件に巻き込まれて出勤することができない可能性もあります。まずは本人への電話連絡に加え自宅への訪問などを通じて、所在確認と安否確認に努めましょう。場合によっては、他の職員に連絡や訪問をしてもらったり、一人暮らしであれば家族や身元保証人へ連絡を取り、協力を得ることも検討します。
本人と連絡が取れ、退職の意思確認ができた場合には、退職の手続きを進めます。退職の申し出は口頭でも成立しますが、後で言った言わないというトラブルを避けるためにも、退職日、退職理由等が確認できる書面を提出させることが重要です。
２．就業規則等の規定による退職
本人と連絡を取るために、あらゆる手段を用いたにもかかわらず、連絡が取れない場合、公示送達を行うことで解雇の手続きを行うことができます。公示送達とは、裁判所の掲示板等に解雇する旨を掲示することによって、2 週間後に解雇の効力が発生するものです。しかし、手続きが煩雑であるため、実務上はあまり行われません。
一方、就業規則等に「職員が無断欠勤し〇日以上経過した場合」のように、自動的に退職となる旨が規定されていれば、本人への意思確認を行う努力は必要ですが、意思確認が取れない場合であっても、退職とすることが可能になります。
なお、後になってトラブルが発生し、施設の対応に問題がなかったかどうかの確認が行われる場合に備えて、誰がいつどのような方法で職員への対応を行ったか、就業規則のどの規定により退職としたかなどについて、記録に残しておくことが重要です。
職員が突然出勤しなくなる原因には、個人的な事情によるものだけではなく、セクシュアルハラスメントやパワーハラスメントなど施設内のトラブルによる場合や、メンタルヘルスに問題があって連絡できない場合なども考えられます。日常的に職員の様子の変化や、職場環境における問題について、上長等が気を配るなどしていきましょう。
(来月に続く)
Ｑ 遅刻してくるベテラン職員が、パート職員に毎朝タイムカードを押させていたことが発覚。このような場合、法的にはどのような問題がありますか？
Ａ まず考えられる問題として、管理者の労働時間の把握不足による問題が考えられます。
残業したら割増賃金を払い、遅刻したらその分を控除（ノーワーク、ノーペイの原則と言います）しますが、この場合はタイムカードを基に賃金を計算することになります。このケースのように、（表面上では）タイムカード上は遅刻していないことになっているので、たとえ実際には遅刻したことが分かっていても、後からタイムカードを盾に賃金不払いを要求してくる可能性もありますので、タイムカード上も遅刻とする「証拠」を残すことが必要で「打刻訂正届」などを提出させて、本人に遅刻したことを申請させる必要があります。
また、就業規則の服務規律条文にこのような行為の禁止を明確に規定し、かかわった二人には「度重なる服務規律違反は、始末書、減給、出勤停止、重いものであれば解雇とう処罰をしなくてはならない」という懲戒処分の説明も必要になるでしょう。また、一番の大きな問題は、冒頭に述べたように、管理者が「労働時間の把握をしていないこと」です。管理者の重要な仕事の一つとして「労働時間を管理する職務」があることを明確に伝えなければなりません。さらには、タイムカードの置き場所も「人目のつく場所」に変更し、不正が起きにくいような工夫も必要かもしれません。管理者が遅刻してくる職員を厳しく取り締まる仕組みをきちんと作ることが一番の解決策であり、それが惻隠同士の人間関係を良好にするのではないかと思います。
入職して1週間で欠勤が目立ち始め一か月もたたないうちに電話で「体調が悪いので休ませてほしい」と言ってきました。病名を聞くとうつ病が再発し、医師から仕事を休むように指示されたとのことでした。どのように対応したらよいでしょうか？
Ａ、就業規則の休職規定を見直しましょう。
このような場合の原則は、職場の就業規則にある休職規定により対応します。ただし、状況を考えると、仕事についてすぐに体調不良になり再発するのは今の仕事が原因とは思えません。回復の状態がまだ不十分であり、仕事に復帰できる状態ではなかったと考えるのが普通であり、事業所の立場からしても入社してすぐに長期間休まれても困るというのが本音でしょう。
この場合、仕事から完全に離れ治療に専念するために退職するか、籍を置いたままの状態で休職して治療するか、本人と良く話合う必要があります。今回のケースは休職という選択肢が、必ずしも最善とは思えません。近年、うつ病などで精神疾患が急増しています。また休職から復職してもまた再発するというケースも少なくありません。このようなケースに対応するため、就業規則の休職の規定を見直しておくことをお勧めします。
見直しのポイントは勤続年数によって休職期間を定めること。そして、休職することが
できるのは入社から1年未満の従業員を除くといった規定にしておくことをお勧めしています。
Ｑ 以前、働いていた施設のやり方に固執する職員への対応で困っています。
最近、転職してきたベテラン職員が、以前いた施設のやり方やルールを持ち込んで困っています。利用者から苦情があればまだ注意もしやすいのですが、特にそのようなこともないので注意しにくい状況です。このままだと職場が混乱してしまいます。
Ａ，この職員はすでに勤務先の施設と雇用契約を締結しており、施設の指揮命令に従い働く義務を負います。したがって上司の行う命令に従わない、上司に反抗的な態度をとるなど、実務に具体的な支障が出てくると、企業秩序も保てない状況になります。昔から「郷にいれば郷に従え」といったもので、使用者の施設が、以前いた施設のやりかたやルールに拘束される必要はまったくありません。
無論、転職してきたこの職員の能力や経験を買って採用されたのでしょうから、たとえそれが以前の施設のルールであったとしても頭ごなしにダメとは考えずに、良い部分があればそれを取り入れていく柔軟な対応も必要です。
この場合に、管理者に対する反抗には2種類あり、どちらなのかを見極めることが管理者の重要なしごととなります。①単なる意見の食い違いあついはコミュニケーション不足からくるもの②管理者に対する個人的な人間性にたいするものからくるもの、このどちらかを見極め、それに適切に対処することが出来れば、むしろこのような方でも、重要な戦力として活用できる可能性もあるのではないでしょうか。
Q, 昨今、メールやＳＮＳで嫌がらせやいじめなど問題が激化するまで露見しなかったり
職場で顔を合わせているときと、メールでのやり取りでは態度のギャップが大きかったりして、傷が深くなる傾向があります。また、ネットの掲示板では、明らかに職員とわかる人が施設や上司の批判をしていることがあり困惑します。目の前で発言されれば対処の仕方がありますが、このように見えにくい、捉えにくい職員のネガティブ言動には、どのようにアプローチしていけばよいのでしょう。
Ａ，あきらかに職員とわかる内容の書き込みもあるとのことですが、例えば施設の機密事項などを書き込んでいる場合には、呼び出して指導をおこないましょう。これは施設の信用問題になるので、きちんと教え込まなければなりません。
それと同時に、職員が入職する際に、「機密事項の保持に関する誓約書」を受領しているのかを確認してください。受領している場合にはこの内容に基づき説明と指導を行ってください。受領していない場合には、今からでも遅くはないので、受領するようにしてください。
そして、就業規則の服務規律では、「業務上知り得た秘密を在職中のみならず、退職後も外部に漏らさないことという条文があり、さらに解雇条文では「業務上知り得て内容を漏らしたり、信用、名誉を損なったときは解雇する」と記載があると思います。そして、具体的にどのようなことをすると機密漏えいに該当するのかを指導する必要もあると思います。職員の頭の中には「こんなことくらい」とか「表現の自由だ」と考える人もいるでしょう。時間をかけながら決してあきらめずに根気よく指導の姿勢をみせることも大切です。
またいじめや嫌がらせの場合には、まずはターゲットになっているひとを落ち着かせてください。まずは「気にしないように」と声をかけ、気持ちを和らげてあげましょう。
しかし、ここで注しなければならないのは、いじめの対象になっている人だけを擁護してはいけないということです。この場合、いじめる人、いじめられる人双方に非がある場合もよくあります。誹謗中傷されるような職員にも少なからず非がありますから
、かかわっている職員全員から話を聞き、そのうえで、なぜこのような事態になったのかを、
管理者が自分の目と耳で確認する必要があります。職員は自分の良い情報しか主張してこないので、全ての情報から判断していくことは大切です。
Ｑ ある介護職員のせいで退職者が続出
職員の定着率が悪いなと感じていた時、辞めていくある職員が「私、Ａさんが怖くてやめるんです」と教えてくれました。どうやらＡ職員は、利用者にいじめや嫌がらせをしていたようなのです。Ａ職員の行動は一般職員にも有名らしいのですが、管理者には一切のその情報があがってきませんでした。辞める職員の密告であることがＡ職員にわかれば、辞めて後もその職員になにをしてくるかわからないので、内緒にしてほしいと言ってきています。でもそのままにしていたら、退職者が続出だけでなく施設の信用にも関わります。どのように指導したらよいでしょうか。
Ａ、 事実を確認したうえで、服務規律にそって指導や制裁を検討しましょう。
退職者が辞めるときの本音は「辞めるのだから自分はもう関係ない」とか「辞めるときには問題を起こしたくない」という心理状態が働きますので、黙って身を引く社員は多いものです。
なかには今回のように、残される社員のために、とか自分にしか言えないことだから、ということで教えてくれる社員もいますので、これは大変ありがたいものです。
まずは、問題社員の行動が、退職者の言ったとおりなのかを確認する必要があります。一人だけの意見の場合にはどれだけ信ぴょう性あるかは、わかりません。ほかの社員からも聞き取りを行ったり、いつも以上に注意深く観察しておく必要があります。
確認したうえで、間違いなく問題を起こしている場合には、その社員を呼び出し、その程度によっては、指導しながら就業規則に定める制裁をあたえましょう。「制裁」という条文で、「利用者やその家族及び取引先などに不信招く応答など、対外的業務に誠実性を欠き、本法人の信用を傷つけた場合には罰則を与える」というような内容が定められていると思いますので、その条文を見せながら、具体的にどのような違反行為がおこなわれたのかを
説明し、指導していく必要があります。いきなりの解雇ではなく、指導や始末書から初めて段階的に指導していきます。そしてその指導内容は記録に残しておくようにします。
規律が守れない社員には、管理者は指導をあきらめてしまいがちです。しかし、あきらめてしまったら、利用者や従業員の安全はどのように守られるのでしょうか。
また、職場風土として「密告」ではなくて、よりよいサービスを提供するために何が必要かを、いつでもだれでも発言できる職場環境を整えることで、事業所全体を高めあっていく風土を形成していきましょう。
Ｑ)
当直勤務の時、仲の良い同士の組み合わせになると、施設が決めた仮眠時間ではなく、二人で相談して仮眠時間を決めてしまう職員がいます。確かに業務に支障はありませんが
ルールを勝手に変える態度は問題だと思いますし、緊急時には問題が出る可能性もあります。どのように説明したらよいでしょうか？
Ａ)
つじつまが合っていれば問題ない問題ないと思っている職員の意識に問題があるケースです。緊急時に問題が出ることがわからないのは、今まで緊急時の経験がないからでしょう。しかし、何かあってからでは遅いことを伝えなければなりません。また具体的に考えられる危険性をできる限り出し、文書にまとめて、その場合どのような対処するかを職員に考えさせることも必要でしょう。
また、ルールを勝手に変えてしまうことは、宿直だけではなく施設全体の問題に発展していきます。「ルールを守ることが職員の義務である」ということを伝えていかなければなりません。宿直制度がある場合、就業規則で規定されているはずですので、まずがそれを確認してください。その中で「宿直者はその職務を果たし、非常時には臨機の措置を取らなければならない」という一文があれば、施設が決めた仮眠時間に仮眠をとることが職務であることを伝えましょう。またこのような定めがない場合には、就業規則を修正する必要があるでしょう。そして、このようにコミュニケーションをとりつつも改善が見られない場合には、
このような職員を同じ勤務の宿直にはしないようにしましょう。
Ｑ，同僚が嫌いだからという理由で退職する職員への対応
入職して3か月もたたないうちに、「同僚の〇〇さんとは合わないので辞めます」といって退職した職員がいます。出会ってまだ日が浅いのに、職場の同僚たちほぼ全員に、聞くに堪えないような悪口を言って去っていきました。辞めることに関しては、むしろ早めに辞めてもらってよかったと思っているのですが、そういう退職の仕方は社会的にどうなのかと困惑しています。今後に向けて何かアドバイスはありますか？
Ａ、一番の問題は、辞めた理由ではなく、個人的な感情を周りに漏らして辞めるという行動です。自分勝手な行動により相手を気づつけることを容認していると、次も同じような行動をとる職員がでてくる可能性もあります。退職前にその事実が分かったのであれば、退職者を呼び、「どのような事実があってそんなに嫌いになったのか」を聞き、そのうえで「理由はわかったけれど、それを周りの職員に言ってはいけません。管理者である私が何度でも聞くから」とその行動を戒め、誰にならはなしていいのか、という代替え案も示すといいと思います。
退職理由の聞き取りが重要な理由
退職者との面談は、辞めることを引き留めることが理由ではありません。このようなケースと同様な理由でいままでも退職者が出ていたかもしれないのです。つまり、〇〇さんが管理者の知らないところでいじめをしている、という可能性も否定できないということなのです。「辞めるときにトラブルを起こしたくない、黙っておこう」と考える方は多いはずです。だからこそ、あえて聞き取りの機会を作ることは重要なのです。
今回のケースで言えば、攻撃の的となった〇〇さんは相当心を痛めているはずです。〇〇さんは、もしかしたら他の職員も同様な目で私をみているかもしれない、と思い疑心暗鬼になる、連鎖的な退職になることは防がなければなりません。まずは○○さんには、この退職者の話は気にしないようにフォローをしておく必要があります。
また、〇〇賛意がの職員には、今回のような社会人らしからぬ行為はしないこと、また人の話は鵜呑みにしないこと、こういった行動は職場の秩序を乱すことになると伝えてうえで、「仕事上訴えたいことや、やりにくい点がある場合には、こういう伝え方ではなく、早めに管理者に相談するように」といった指導をしていきましょう。管理者としてはこのような時をむしろチャンスととらえ、チームワークを強固にするようにフォローしていきましょう。