給与計算業務

給与計算業務の難しさ

給与計算の難しいところは、(1)計算する項目が多いところ(2)少しのミスが大きな失敗に繋がること(3)そしてなによりも専門知識が必要であること、などが挙げられます。労働法や税法などの法令だけでなく、自社の就業規則についても詳しくなっておく必要があります。そして法令などは改正されるので、その都度新しい知識を確実にキャッチアップしていかなければなりません。

人が育ちにくいというのも、 給与計算を難しくする要因となっています。専門知識が必要なうえ、給与という情報は漏えいしてしまうと、従業員との信頼問題になりますし、他の従業員のモチベーション低下にもつながりかねません。

コストの面でも、難しい部分があります。給与計算は基本的にはルーティン業務である一方、業務は忙しさに波があることが多く、ある時期(たとえば年末調整など)は残業が発生するほど忙しくても、別の時期には手が空いている、ということがあります。これは、従業員の稼働という点では非常にもったいないことです。

また、給与計算システムを使っている場合は、人件費に加えてシステムの開発、維持管理費がかかり、管理面でもコスト面でも無視できないものになります。

業務をアウトソーシングするメリット・デメリット

これには、主に4つのメリットがあります。

1.正確な計算ができる

弊社ではその業務専門のチームがやっていますので、正確な計算ができることはもちろん法令の改正にも随時対応しています。自社でやっている場合は法令改正など情報のキャッチアップを漏らしてしまう可能性があります。賃金台帳など必要書類の作成も正確に代行してくれます。

2.コスト削減

前項でみたような、人件費を始めとしたコストも削減できます。アウトソーシング会社では給与システムの構築から行っているところもあり、給与計算システム単体での設計・構築・管理にかかる開発および設定費、保守費も抑えることができます。

給与計算は事務仕事なので自社で行った場合、コスト感覚が育ちにくいですが、アウトソーシングすることで給与計算にかかるコストを明確にすることができ、さらなる削減にもつながります(ただし実際はもちろんアウトソーシングの費用によるところが大きいですが)。

3.特定の人員へ業務が集中するリスクを回避する

給与計算は属人的な業務になりがちです。こういった場合、企業継続の観点からみて、その人がいないと仕事が進まないという事態であれば大きなリスクです。担当者が欠勤になったから今月給与の支給は遅れます、というわけにはいきません。当然、体調を崩しているにもかかわらず無理矢理出社して処理をさせるというのも企業の姿勢としても問題です。アウトソーシングすればそういった心配がなくなります。

4.コア業務に集中できる(作業時間の削減)

コスト削減と通じる部分もありますが、給与計算をアウトソーシングすることで、本来担当者にさせたいコア業務を優先させることができます。 ルーティン作業に集中することなく、人事採用や労務管理、税務調査対策など、その会社のその部署でしかできない仕事に時間を割くことができるようになります。

一方で、アウトソーシングにはデメリットもあります。

1.追加費用の発生

アウトソーシング会社の中には、例えば、就業規則の改定があると、そのたびに追加費用が発生するケースがあります。裏を返せば経営が安定しており、改定の可能性が低い会社なら、デメリットになりにくいといえます。

2.ノウハウを得る機会が少なくなる

給与計算の実務を覚える機会がなくなるというデメリットです。実務にはノウハウが必要です。担当者にノウハウがあれば、従業員からの問合せへの迅速な対応、新しい制度や就業規則などの立案で効果をあげることができます。

アウトソーシングしたほうがいいケース

先ほどのメリットとデメリットから考えると、次のようなケースに当てはまる場合に、アウトソーシングをするメリットが出ます。

  • 従業員数が多く、計算が煩雑
  • 専門性を持った従業員がおらず、育てる人的時間的余裕もない
  • 法改正に対応している人的時間的余裕がない
  • 給与計算に時間がとられ、本質的に必要な業務ができていない
  • 給与計算のために、複数の従業員を専門的に雇っており、多額の人件費が発生している

逆に次のような場合は、自社で行ったほうがいいかもしれません。見積もりをもらって、費用対効果を検証してみるとよいでしょう

  • 頻繁に就業規則が変わる
  • すべて実務からのたたき上げで社員を育てたい

給与計算は企業にとって従業員からの信頼に関わる重大な業務である一方、ルーティンな仕事であり、かつ新しい法令などに対応していかなければいけません。すべてを自社のリソースで行うことができないのであれば、外部のリソースを使うアウトソーシングもひとつの選択肢として考えてもよいのではないでしょうか。

更に、弊社が提案するweb勤怠管理を使い、給与計算業務に連動させれば、さらに大きなコスト削減を実現することが可能になります。

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