クリニック・病院の現場Q&A

キャリアパス・評価制度を作っても、総務担当が変わったことで、継続性がなくなってしまった。このような場合どう対処したらいいのでしょうか。

A, 

「キャリアパス規定」もしくは「人事評価規定」として、社内規定として文書化したり、また全職員へのキャリアパスの「見える化」にも工夫をしている。

社内規定の一つとして「人事評価規定」を文書化されることをお勧めしています。「評価制度が、いつの間にか運用しなくなってしまった」などということが無いように、キャリアパスや人事評価の運用は、社内監査等の対象として定期的にその運用が適切になされているかどうかチェックされなければなりません。つまり法人のガバナンス機能として、運用を継続していくためにも、それが文書化されルールに従った運用がなされているかが確認されなくてはなりません。下記の文書化の事例(抜粋)をご紹介いたします。

  • 規程趣旨

この規程は、法人職員に対するキャリアパスの実施を通じて職員の資質向上を図り、もって人事管理の適正化、組織の活性化、地域貢献に資することを目的とする。

2 キャリアパスの定義

  この規程においてキャリアパスとは、法人が職員に対し職業人として必要な能力と処遇について具体的な内容を職能等級、職位、職層、求められる能力を示すことにより、職員が自らの目標を設定し努力するための道筋を示したものと定義する。

 

3 キャリアパスの意義

  キャリアパスを整備する意義は、法人が人材育成を何よりも重要であると認識し、働く人の成長を願い目標を設定し努力を重ねることができる環境整備の一つとすることにある。運用にあたって、資格等級制度、人事評価制度、研修制度との連動を図ることによりキャリアパスを法人経営の重要なツールとして定着させる。これにより、職員が自らの将来像を描きながら日々の業務に邁進できる環境を実現させる。

4 主管部門・担当部門・監査部門

  キャリアパスを実施するにあたり、以下の通り、主管部門・担当部門・監査部門を定める。

   主管部門 法人本部に「法人本部キャリアパス運営委員会」を組織する。

   担当部門 各事業所に、事業所責任者を中心とした「○○事業所キャリアパス運営委員会」を組織する。

   管理部門を第三者委員会として組織する。委員会は、人事考課制度等に専門知識を有した者、被評価者代表、評価者代表、法人本部代表者などから構成する。

・・・・・

また、キャリアパスの「見える化」ですが、本来の「見える化」とは「問題点の可視化」という意味ですが、ここでは「理解を深めるためのビジュアル表現」という意味で使用しています。つまり、キャリアパスをよりわかりやすく表現することで、求職者に対してアピールできるほか、在職している職員のモチベーションを高める効果もあります。さらに言うと、「退職したくなったが、少し我慢すれば次のステップに進めるので、もう少しだけ辛抱しよう」という、離職防止効果までを期待できます。

①医療分野キャリアパス

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②介護分野キャリアパス

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③保育園のキャリアパス

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Q 当院では休日出勤をした後に、他の平日を休日として休む時には「代休」と呼んでいますが、「振替休日」との違いがよくわかりません。また振替休日として処理する場合の基準などは、事情所ごとにきめてもよいものでしょうか?

A 振替休日と代休とは全くの別物で、法律上の扱いが異なります。休日出勤する予定があらかじめわかる状況ならば、振替休日で処理できますが、スタッフの急な欠勤や緊急対応などで休日出勤を余儀なくされた場合は、代休として処理すべき場面が多いと思われます。

 

詳細解説

 振替休日と代休を区別して運用している医療機関や施設は、そう多くありません。振替休日は労働基準法に基づいた制度であり、代休は労働基準法の定めは無く、設けるか設けないかは事業所が自由に決められます。両者の違いを端的に言うと「振替休日は事前の振り替え、代休は事後の振り替え」です。

 

  • 振替休日とは

所定の休日と労働日を入れ替える事。例えば、日曜日と同一週の火曜日を入れ替えた場合に、もともと休日だった日曜日が労働日となるだけなので、その日に働いても休日労働扱いにはならず、休日割り増しを支払う必要はありません。但し、翌週に振り替えたことで、その週の法定労働時間を超えた時には時間外の割増賃金を支払う必要があります。

また、休日振替を行う場合には①就業規則に規定すること②振り替える日を事前に(前日までに)指定すること、等の成立要件があります。

 

  • 代休とは

 振替休日との違いは、既に休日出勤をした後の処理方法ということです。実際に休日労働をした後に、その代償として他の日を休ませるということです。あとで休日を与えたからと言っても、休日労働は既に行われていますので、休日労働した日が法定休日であれば、35%の割り増し部分の支払いは必要となります。

 また代休は、任意規定なので、代休を付与するかしないかはく事業所側が自由に決められますが、制度として運用する場合には就業規則に規定する必要があります。

 医療機関の場合、急な欠勤や業務の都合で休日出勤を余儀なくされ、後日休めるときに休むという、事後の振り替えである「代休」として運用すべき場面が多いのではないでしょうか。

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先日、利用時間を変更したことで、特定の時間帯に人手が不足しているように 感じています。正職員の求人募集をして補おうと考えていますが、なかなか施設 が求めている人材からの応募がありません。何か効果的な対策はありませんで しょうか

A  新規求人による人材確保だけでなく、いま働いているパート職員を正職員に転
換することを考えてもよいかもしれません。求人を行っていることを事業所内で周
知し、パート職員等からの応募を待つほか、個別に正職員への転換について声を
かけてもよいでしょう

詳細解説:
1.

整備が必要となる正職員への転換推進措置施設がどのような労働条件で職員を雇用するかは原則として自由ですが、パート職員等として雇用した場合、以下のような「通常の労働者 への転換を推進する措置」を講ずることが義務付けられています。


 ハローワーク等で正職員を募集する場合、その募
集内容をパート職員等へ周知する
 正職員のポストを社内公募する際、パート職員等
にも応募する機会を与える
 パート職員等が正職員へ転換するための転換試験
制度を設ける など


これは、正職員としての勤務を希望しながらも、やむを得ずパート職員等として勤務し
ている人について、正職員に転換するチャンスを整えることが重要との考えから設けられたものです。措置を講じることは義務ですが、措置を講じた上で、結果として正職員に転換する職員がいなかったとしても問題はありません。
今回のケースでは、正職員を新規に雇用するほか、正職員の募集を事業所内で周知することによって、パート職員等から正職員への転換を行い、人材を確保することも考えられます。また、正職員への転換が期待される職員に個別に声をかけ、転換することも考えられるでしょう。


2.正職員転換時の助成金の活用
パート職員等を正職員に転換したり、処遇改善の取組を実施したりする際には「キャリ
アアップ助成金」を活用できる可能性があります。今回のケースであれば、「正社員化コース」の申請を検討するとよいでしょう。この助成金の受給にあたっては、基本給、賞与、各手当等について、正職員と異なる制度があり、その制度が 6 ヶ月以上適用されているパート職員等を正職員に転換することが一つの要件になっています。その他にも細かな要件が設けられていますので、助成金を活用する際には事前にご確認ください。
今後は、労働力不足により採用がさらに難しくなることが想定されます。ライフステー
ジに応じた多様な働き方を整備することにより、人材の定着を進めたいものです。

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Q 評価者であるリーダーや管理者が、評価や面談に不安感を感じ、職場での実践ができない。アドバイスをお願いします。

A 評価者研修やフィードバック面談研修を受講し、方法論を学び実践で活用している。

 

人事評価を行うことは、上司にとってかなりの負担で、ましてやその結果を部下に説明するフィードバック面談等は大変重荷、などと言うご意見は、評価者の方々からよく伺います。ただ、それは、「評価」という言葉の印象にとらわれている結果であって、実際には評価の仕方を具体的に理解していないがゆえに誤解されているケースがとても多いのです。

評価者として「やるべきこと」と「やってはいけないこと」を理解し、それを実践すれば、だれでも評価を行うことができます。

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①医療分野キャリアパス

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②介護分野キャリアパス

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③保育園のキャリアパス

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Q 看護職をはじめ職員の定着と確保のために、夜勤免除や短時間勤務等多様な勤務形態  の導入を検討しています。ただ、個別の要望がおおくなるほど職員間の不公平感が生じると思いますが、そのあたりのコンセンサスをどうとるか。アドバイスをお願いします。

A, 正職員の雇用形態をそのまま短時間で働く「短時間正社員」は、厚労省でも推奨している働き方ですが、なかなか普及していません。「短時間=パート」の概念を打破るには、それなりの経営戦略が必要になります。

 そもそも短時間勤務を希望する職員は、旧来型の働き方であれば就業の継続を断念していた層です。家庭を重視しながらも正社員として働くことに踏みとどまろうとすることを前向きに捉えて、短時間勤務者がモチベーションをたもち、活躍しやすいものにすることが、制度導入の大前提です。育児、介護休業法に定める育児短時間勤務を選択した場合、業務内容などがパートの看護師と同じ扱いでは、将来的に常勤に戻ろうとするモチベーションは上がらないでしょう。

 一方、短時間勤務制度を導入し、多様な勤務形態がふえるほどフルタイム勤務者の負担が大きくなる場合があります。短時間勤務制度の導入は、就業継続の切り札にもなり得る半面、

職員間の不公平感が生まれやすいのも事実です。

 従って、導入を検討するには、①ルール化して不公平感を緩和する②金銭的なインセンティブを与える(処遇で差をつける)という視点が欠かせません。

 また、ある病院では、短時間正社員二つのパターンに分け①勤務時間短縮型⇒1日6時間以上×5日 ②休日拡充型⇒所定労働時間×4日(週休3日)で運用されています。個人の事情によってどちらのニーズもあるということで選択できるようにしていますが、どちらも給与は勤務時間に応じて減らすようにされています(賞与はあり)。

更には正職員でも①夜勤免除A(平日日勤のみ)②夜勤免除B(土日祝の日勤もあり)③夜勤回数制限(月4回以内)④夜勤曜日制限(夜勤の曜日制限あり)⑤勤務制限なし、というようにきめ細かく職員ニーズに対応されています。処遇(給与・賞与)については⑤の制限なしの働き方を100%として、一定の比率で減額していくような仕組みにしています。

 この病院では「働く人を大切にしてくれる病院」という印象が広まり、応募者が増え、

また離職者も大幅に低下したとのことです。

 

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Q、人事評価の項目は「一般的」「抽象的」な評価項目が多いため、評価が難しく、どうしても評価者の主観で評価してしまい、職員の納得が得られない。アドバイスをお願いします。

A、評価項目を具体的な「行動表現」にすることで、評価がより客観的になり、また職員の課題を具体的に指導できる。

評価することは非常に難しく、評価者訓練を受けないと評価は出来ないと言われています。しかしそれは、評価項目が抽象的で何を評価すればいいのかわからないという原因が考えられます。

評価を行う難しさには、①人によって評価が変わる ②評価項目が不明確なので評価する人も、される人もわかりにくい、さらに③誤評価の原因(ハロー効果、偏り傾向、寛大化など)評価するということに困難さが付きまとっています。例えば「協調性」という表現で終わってしまう評価項目の場合、何が協調性なのか評価者が判断しなければなりません。抽象的な表現は職員をいろいろな視点から評価できることになり有用ですが、評価の公平性や客観性からみるとかなり深い問題が含まれています。具体的な行動表現にすることで、だれでも同じ理解とすることが大切です。

 

【具体的行動表現の実例】

評価項目:「感謝の気持ちをもってご利用者、職員に接する」

を具体的な評価項目にした場合に、例えば下記のような例となります。

例1:ご利用者や職場の仲間に感謝の気持ちで接することが出来、「○○さんのおかげです」や「ありがとう」が素直に笑顔で言える。

例2:ご家族様や見学、来訪者の目を見て、笑顔でお名前を添えて「ありがとうございます」と伝えている。

例3:他部署等の協力や理解があって自分が仕事ができる事に感謝して、相手の状態を配慮し、「お手伝いしましょうか」「何か私にできる事はないですか」と声掛けしている。

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Q、キャリアパスの説明を受けても、実際にどうすれば上位等級に昇格できるのかがよくわからない(職員からの質問で多いもの)。

A、何をどのように頑張れば、階層を上がっていくことができるのかを決めるのが、

キャリアパスの中で最も重要なルールのひとつである「任用要件・昇格条件」です。

この任用要件を決定して、職員にオープンにし丁寧に説明することが必要です。尚、任用要件では、次の4つの視点で検討をすすめれば良いと考えています

  • 前等級における最低勤務年数
    「リーダーを最低3年やらないと主任は務まらない」というような発想があると思いますが、このような考え方を昇格の条件として、1級は2年以上、2級は3年以上などのような形で採り入れます。そして各階層の滞留年数を決めます。つまり昇格を考えるときにも、この年数経過が一つの要件になります。
  • 資格
    それぞれの等級で取得してほしい資格を昇格の条件として用いるという考え方です。
  • 実務経験
    「優秀なケアスタッフだったのに、リーダーにしたらプレッシャーから力を発揮できず、結局もとの立場に戻さざるを得なくなった・・・」などというミスマッチをなくすために、指導監督職(主任等)になる前に、一般職の間に、一度でも委員会の委員長や行事のリーダー等をつとめた経験がある事などを、昇格条件にするケースもあります。少し大きな事業所では、複数の事業所を経験していないと(異動していないと)管理者になれないというルールもこの類です。
  • 人事評価
    人事評価制度を取り入れている事業所では、必ずといっていいほど、その結果を昇格の条件に用いています。「階層に求められる業務ができているか」を評価しているのであれば、その結果を次の段階に進めるか否かの判断基準に加えるというのは、極めて合理的な方法です。

 

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クリニック・医療機関の接遇ワンポイント情報 『見られている』

ワンポイントアドバイス


ご相談の方は受付にいたようですが、患者様がおらず緊張感が途切れ、あくびが出てしまいました。そこにちょうど患者様がいらっしゃったようですね。


診療時間中は、どんなに忙しいときであっても、「患者様から見られている」という意識を持ち続けることが大切です。いつ、だれが見ているか分からないという緊張感を持って、表情や姿勢に気を配らなければなりません。


事例でのようなあくびだけでなく


 壁にもたれかかった姿勢で立っていませんか?
 片足に体重をかけて立っていませんか?
 腕を組んで仁王立ちのように立っていませんか?
 しかめっ面をしていませんか?
 座った状態で頬杖をついていませんか?
 座った状態で椅子の背にもたれかかっていませんか?

これらのような無意識での姿勢や行動が患者様の目に入ってしまうと、日頃から築いてきた信頼や安心に、残念な影を差してしまうことになります。


このような姿勢や行動にならないよう、あるクリニックでは自分の姿や顔が目に入りやすい位置に姿見や卓上の鏡を設置しています。そうすることで、目にした時にすっと姿勢を伸ばしたり、表情を引き締めたりするようになるそうです。


忙しさの中で忘れがちですが、私たちは「常に見られている」という意識を持ち続けられるよう、毎日声を掛け合って取り組むとよいでしょう。

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Q、何をどうすれば、良い評価が得られるのかが、わからないので、評価自体が評価のための評価になり、マンネリになっている。どのような対応が必要でしょうか?

A、「何をどうすれば、いい評価が得られるのか」。被評価者からすれば当然知りたい内容ですし、それが法人の求めている職員像につながることになるわけです。ところが、評価者側の都合で、もしくは評価者側の裁量の幅をできるだけ大きくできることを目的に、評価項目を抽象的な表現にしたり、評価点のつけ方などがブラックボックスにしているケースがあります。この場合、「求められる職員像」が明確にはならないので、目標自体に具体性が欠けることになります。

弊社が推奨する職能評価や行動評価は、事前に評価される内容が具体的に分かっているだけではなく、点数のつけ方もオープンにしているので、透明性が担保されるだけでなく、各職員においては自己成長の実感が可能になります。評価制度が本当の意味で職員を育てるための制度にするには、次に述べる視点がとても大切になります。

  • 組織全体のレベルアップを図ることを目的とする。

評価によって優秀な職員を発見することも大切ですが、それよりも先に行わなければならないことは、普通の職員の能力を高めることによって組織全体のサービスの質を上げることなのです。一人の優秀な職員のヤル気を高めるよりも、多くを占める普通の職員のヤル気を高めることの方が大切であることを理解してください。

  • 部署別、職種別、そして等級別に「期待される職員の努力」を具体的に明記する。
  • はじめから「どんな努力をすれば良い評価(SまたはA評価)になるか」を明示しておく。この内容が「期待される職員像」となり、全ての職員に、期の初めから「こんな努力をしてほしい」と明示する。

評価は学校で行われるような試験や通信簿ではありません。学校の教育では、教科書に基づいて教えていき、期末または年度末に試験をして結果だけを測定し、評価すればいいのですが、職場ではそうではなく、どんな問題を出すのか(つまりどんな行動を期待しているのか)を初めに明確にしておいて、出来るだけ多くの職員が優秀な成績、つまり5段階評価ならS評価やA評価を取ってもらうようにすることが必要なのです。

その場合、必ず意見として聞こえてくるのが、「良い評価が増えれば、人件費が増加してしまうのでは?」という懸念です。もちろん、評価結果を反映させる処遇の財源(例えば、処遇改善加算)は確保しておきながら、その財源の限度内で分配を行う管理手法は必要になってきます。

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『育児休業中に働いてもらうことはできるのか?』

Q, 育児休業(以下、育休)を取得する予定の職員がいます。育休中の人員不足を
補うため求人募集をしていますが、なかなか思うように応募がありません。育休
中は基本的には育児に専念してもらうつもりですが、月に 2~3 日程度、働いても
らうことはできますか?

 

A 原則として、育休中の職員を働かせることはできません。ただし、事業所と職員
との話し合いにより、職員が合意した場合に限り、一時的・臨時的に働かせるこ
とができます。なお、2022 年 10 月 1 日からの産後パパ育休では、休業中に働く
仕組みが設けられます。

1.育休中の就労
育休は、原則、子どもが 1 歳になるまで取得できます。育休中は、原則として働くこと
が想定されておらず、事業所の一方的な指示によって働かせることはできません。ただし、職員の話し合いによって、子どもの養育をする必要がないときに限り、一時的・臨時的に働かせることができます。質問のように、あらかじめ月 2~3 日の働く日を決めておくことはできませんが、例えば、職員間で感染症がまん延し、一時的に職員が足りなくなった場合に、医院等が応援のために臨時で看護業務を依頼し、職員が合意した場合は、働かせることができます。


2.産後パパ育休中の就労
男性の育休の取得促進策のひとつとして、2022 年 10 月に産後パパ育休(出生時育児休
業)が創設されます。産後パパ育休は、子どもが 1 歳になるまでの育休とは別に、子どもが生まれて 8 週間以内に 4 週間まで育休を取得できる制度です。この産後パパ育休中は、労使協定をあらかじめ締結することで、事業所と職員で個別に合意した日や時間に働くことが認められていることが最大の特徴です。なお、働く日や時間には、上限が設けられています。


3.育休中に働いた場合の育児休業給付金
育休中・産後パパ育休中に職員が働いた場合、事業所は職員に賃金を支払う必要がありますが、支払われる賃金額によって、育児休業給付金の支給額が減額されたり、支給されなくなったりします。また、一定の時間数を超えて働くと、その期間に係る育児休業給付金が支給されなくなります。そのため、職員を働かせる場合には、その仕組みを十分に説明し、職員に納得して働いてもらうことが必要です。
育休は、子どもを養育するための休業であるという本来の趣旨を理解した上で、産後パ
パ育休中に働くことのできる仕組みを利用することで人員不足を補ったり、万が一の際には、職員の同意を得て一時的・臨時的に働かせたりすることができることを理解しておくとよいでしょう

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