Q 督促されるまで院長に報告しない、また報告のタイミングがとても遅い職員がいます。クリニック全体の仕事に支障がでて困っています。アドバイスをお願いします。
A、報告の必要性と報告を怠った時のリスクを、職員にしっかりと説明してください。また、実際の場面では、報告すべきことが事柄と報告のタイミングや期日について院長から伝え指示をすることも必要です。
１，報告の意義と必要性を職員と共有する。
まずは、院長と職員で「なぜ報告が必要なのか」という、基本的な認識を共有する必要がありと思います。次に報告を怠った場合や報告のタイミングが遅れた場合にどのようなことが起こりうるのか、そのリスクについても共有する必要があります。
①報告の意義
報告とは、指示命令された仕事の経過や結果について、タイミングよく伝える事
②報告の必要性
・院長が仕事の進捗や質を把握できる
・不具合や問題を早期に把握し、対処ができる
・期限や患者満足度を満たせるかどうかの判断ができる
２，報告は院長から求めることが必要なときもある
仕事の報告をすることは、職員の基本的な義務です。但し、業務上の重要な判断や問題解決をしなければならない時には、院長からあらかじめ報告のタイミングや内容を職員に明確に伝えることが必要な場合もあります。特に重要な案件については、なおさらです。
従って、職員が報告を怠るとか、報告のタイミングが遅いという場合は、全て職員の責任ということではなく、院長からも適宜コミュニケーションをとりながら、報告を求めることは重要になります。
３，報告を怠ると大きなトラブルを抱えることになる
具体的にどのようなリスクやトラブルを抱えることになるのか。例えば下記のようなリスクとなります。
①仕事の期限に間に合わなくなるリスク
⇒法改正時などに必要な届出が遅れ、レセプトの請求に間に合わなくなる
②大切な職員を離職に追い込むことになる
⇒院長の目の届かないところで陰湿ないじめや嫌がらせがあったことを報告できず、職員が離職してしまう。
③感染リスクの正しい評価が出来ないリスク
⇒報告がなされなかったため、その後の感染症阻止のための対策が遅れてしまった
④患者さんや取引業者の信頼を失墜させるリスク
⇒クレームを報告せず、対応を誤ったことで患者さんや地域住民からの信頼を失う
４，リスクの予防には定期的な報告が重要になる
報告に関するリスクをあらかじめ予防するには、日頃からの職員とのコミュニケーションを密にし、定期的な報告を受けるようにそのタイミングを設定することが有効です。
また定期的な報告を待たずに、例えば「お薬について相談を受けた時」クレームを受けた時」などのように報告すべき場面を約束事として決めておくと、報告の漏れがなくなり、報告に関するリスクを予防することも出来ます。
以上
この記事を書いた人
代表 林 正人
会社員時代に出向にて子会社の社長を歴任するも、人事労務関係の苦労を実体験した経験から「社会保険労務士」に。独立後は介護業界をはじめとする福祉と医療分野での人事労務支援と人材育成を専門に活動中。セミナーや講演会は、全国の医療・福祉団体にて年間50 回を超える。「人を大切にする経営学会」会員。趣味は年に一回、家族で行く海外または国内温泉旅行を楽しむ。
